Бухгалтерский форум

Все перечисленные вами расходы должны быть документально подтверждены:

(и) прежде всего, нужен документ, подтверждающий оплату услуг такси. Как правило, при оплате наличными водитель должен выдавать кассовый чек или квитанцию в форме бланка строгой отчетности, подтверждающие оплату пользования легковым такси <п.111 Постановления Правительства РФ от 14.02.2009 N 112, Приложение № 5 к этому Постановлению>. Поэтому расходы на проезд сотрудника в такси, услуги которого оплачены наличными, можно учесть на основании квитанции или кассового чека, напечатанного таксометром <Письмо УФНС по г. Москве от 06.10.2011 N 17-15/096363>;

(и) от работника также нужен авансовый отчет или заявление о возмещении расходов (если аванс не выдавался). К нему и нужно приложить документы на оплату такси, а руководитель организации должен утвердить такой авансовый отчет (одобрить заявление).

В зависимости от вида затрат могут потребоваться дополнительные документы. Так, если затраты на такси – часть командировочных расходов, то нужен приказ руководителя о направлении работника в командировку <п.3 положения, утв. Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749>. 

Для обоснования представительских расходов также нужен отчет о проведенном представительском мероприятии и расходах на него (утвержденный руководителем)  <п.2 ст.264 НК РФ, Письма Минфина от 10.04.2014 N 03-03-РЗ/16288, ФНС от 08.05.2014 N ГД-4-3/8852>.

Отметим, что при определении налоговой базы не учитываются расходы на оплату проезда к месту работы и обратно транспортом общего пользования, специальными маршрутами, ведомственным транспортом, за исключением сумм, подлежащих включению в состав расходов на производство и реализацию товаров (работ, услуг) в силу технологических особенностей производства, и за исключением случаев, когда расходы на оплату проезда к месту работы и обратно предусмотрены трудовыми договорами (контрактами) и (или) коллективными договорами <п.26 ст.270 НК РФ>. 

Таким образом, если затраты на такси не связаны ни с командировкой, ни с представительским мероприятием, надо постараться обосновать их экономическую целесообразность. Если у вас есть такое обоснование, пусть работник составит служебную записку, в котором он укажет данное обоснование и опишет сложившуюся ситуацию.